Laporan Kegiatan Rapat Koordinasi Teknis Aplikasi LPSE

Laporan Kegiatan Rapat Koordinasi Teknis Aplikasi LPSE
Yogyakarta 11 s/d 13 Juni 2012

Menindaklanjuti Surat LKPP yang disampaikan melalui e-mail pada tanggal 28 Mei 2012 dengan nomor 2205/D-II/05/2012, perihal Undangan Kegiatan Rapat Koordinasi Teknis Aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) di Yogyakarta, maka atas seijin pimpinan kami memutuskan untuk mengirimkan satu tenaga teknis di masing-masing bidang untuk ikut serta menyampaikan masukan atau keluhan serta menyerap beberapa perubahan terkait rencana migrasi aplikasi SPSE dari versi saat ini (3.2.5) ke versi 3.5 dan versi 4.0.

Adapun LPSE Kabupaten Badung merupakan salah satu dari 46 LPSE yang terpilih untuk menghadiri Undangan Rapat Koordinasi Teknis kali ini, dari 456 LPSE di seluruh Indonesia berdasarkan pertimbangan keaktifan pemberian masukan untuk pengembangan Aplikasi LPSE serta perkembangan jumlah paket pengadaan yang dilelangkan selama satu tahun terakhir. Bersama-sama dengan LPSE Provinsi Bali, kehadiran kami sudah dianggap sebagai perwakilan LPSE Regional Bali.

Berdasarkan jadwal yang telah ditentukan selama tiga hari di Ballroom Hotel Sheraton Yogyakarta, terdapat setidaknya enam sesi diskusi yang harus kami ikuti serta satu sesi presentasi aplikasi yang telah dikembangkan oleh beberapa LPSE. Adapun sesi yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Diskusi fitur dan hak akses Admin LPSE, Admin Agency, Verifikator, Trainer, Helpdesk, PPK, Panitia, Penyedia dan Auditor pada Aplikasi SPSE v.4
2. Diskusi bisnis proses Pembuatan Paket Lelang sampai dengan Pembukaan File Penawaran pada Aplikasi SPSE v.4
3. Diskusi bisnis proses Evaluasi Lelang sampai dengan Penerbitan SPPBJ pada Aplikasi SPSE v.4
4. Diskusi Pengembangan Aplikasi Pengaman Dokumen, Otentifikasi Sertifikat Digital dan aplikasi SPAM KODOK
5. Diskusi pengembangan fitur Pengumuman dan User Management dalam Inaproc serta ADP / Agregasi Data Penyedia
6. Diskusi pengembangan aplikasi Data Warehouse, Regional Smart Report dan Nasional LPSE
7. Presentasi Aplikasi Smart Report yang dikembangkan oleh LPSE Provinsi Bangka Belitung, Aplikasi SMS Gateway dari LPSE Kabupaten Berau Kalimantan Tengah dan Aplikasi LPSE Mandiri dari LPSE Kota Surabaya

Beberapa informasi terkait materi diskusi dan pengembangan aplikasi diatas, dapat kami laporkan sebagai berikut.

1. Kegiatan Rapat Koordinasi Teknis (Rakortek), rencananya akan digunakan sebagai wadah bagi LPSE untuk mendapatkan masukan dan keluhan terkait operasional aplikasi SPSE baik dari sisi Pengelola LPSE, User (Panitia/Pokja dan Penyedia) serta menampung ide-ide aspiratif serta inovatif untuk dimanfaatkan serta dikembangkan guna mendukung terlaksananya e-Procurement (Pengadaan barang/Jasa) di lingkungan Pemerintah yang lebih efektif dan efisien.

2. Rakortek pada tahun 2012 ini rencananya akan dilaksanakan sebanyak 3 (tiga) kali yaitu Yogyakarta(11 Juni 2012) untuk sesi Aplikasi, Makassar untuk sesi Tata Kelola (28 Juni 2012) dan Pekanbaru untuk sesi Infrastruktur (11 Juli 2012). Sedangkan untuk pelaksanaan Rakornas atau Rapat Koordinasi tingkat Nasional LPSE akan diadakan satu kali dalam satu tahun pada bulan Oktober 2012.

3. Rilis pembaharuan Aplikasi SPSE versi 3.5 rencananya akan dilaksanakan bersamaan pada Rakornas bulan November 2012, sedangkan untuk versi 4.0 paling cepat akan diinstalasi di semua LPSE, awal tahun 2013 mendatang.

4. Penyebutan Admin PPE yang selama ini dilakukan hingga aplikasi SPSE versi 3.2.5 akan dilakukan perubahan pada aplikasi SPSE versi 4.0 menjadi Admin LPSE, dengan penambahan fitur meliputi :
a. Smart Report untuk melakukan pelaporan terkait kinerja dan proses penggunaan SPSE,
b. kemampuan untuk melakukan Monitoring Resources seperti Hard Disk, RAM, Database dan Server, serta
c. penambahan User Sub Admin (akan dijelaskan lebih lanjut).
Sedangkan pengurangan fitur dilakukan pada Lowongan Pekerjaan dan File Manager yang memang jarang dimanfaatkan.

5. Dalam Pengelolaan LPSE mendatang akan ada dua model LPSE yang akan diterapkan, yaitu LPSE Server Provider dan LPSE Service Provider. Yang dimaksud dengan LPSE Server Provider adalah unit induk yang mengelola LPSE secara utuh sesuai dengan Perka LKPP Nomor 2 Tahun 2010 yang mengatur tentang LPSE. Sedangkan LPSE Service Provider adalah unit yang hanya melakukan pelayanan pengadaan barang/jasa tanpa memiliki fungsi pembinaan atau pelatihan serta infrastruktur. Biasanya yang disebut sebagai model kedua ini adalah unit LPSE yang dilaksanakan dengan cara menumpang di unit LPSE lainnya.

6. Pengelolaan aplikasi pada LPSE Service Provider akan dilaksanakan oleh satu user yang dibuat oleh admin LPSE yaitu Sub Admin, yang rencananya baru bisa terakomodir pada SPSE versi 4.0.

7. Perubahan hak akses pada Admin Agency meliputi penambahan tugas untuk pembuatan akun PA/KPA, PPK dan Auditor yang kelak memiliki wewenang untuk melakukan pemeriksaan terkait proses lelang. Sedang untuk pengurangan aktifitas, tepatnya pada input kode anggaran yang pada versi saat ini (3.2.5) dilakukan sebelum pengajuan paket lelang yang akan dilaksanakan melalui jalur e-Proc. Pengurangan aktifitas ini akan meniadakan opsi input paket lelang yang biasanya hadir di halaman Satuan Kerja. Rencananya aktifitas ini akan dilakukan oleh masing-masing Panitia/Pokja.

8. Untuk hak akses Verifikator, terdapat fasilitas untuk memverifikasi ulang Rekanan/Penyedia apabila terdapat perubahan yang vital termasuk opsi NPWP dan perijinan. Pula penyempurnaan fitur Searching pada halaman daftar Rekanan/Penyedia secara menyeluruh.

9. Untuk hak akses Helpdesk terdapat fitur Live Support yang ditujukan secara langsung ke Helpdesk LKPP serta pembaharuan halaman yang mampu melihat status Agregasi dari Rekanan/Penyedia.

10. Untuk hak akses Trainer terdapat banyak pembaharuan fitur dan kemampuan diantaranya :
a. opsi untuk melakukan Reset Data Latihan dan Reset Password, mencegah terjadinya penumpukan data seperti yang dialami saat ini
b. mampu melakukan tiga kelas pelatihan dalam satu waktu dengan mengandalkan satu Server Latihan, lengkap dengan pengaturan waktu per masing-masing kelas dan
c. kemampuan untuk menjadi semua User LPSE sekaligus tanpa melakukan aktifitas Log Out, meliputi PA/KPA, PPK, Panitia dan Rekanan/Penyedia. Ini akan memberikan efisiensi waktu bagi Trainer LPSE yang sedang melatih dalam tiga kelas berbeda.

11. Untuk hak akses Panitia Lelang terdapat banyak perubahan meliputi :
a. penambahan field/kolom surat permintaan lelang dari PPK,
b. field/kolom Kode Anggaran untuk paket lelang yang akan dilaksanakan melalui jalur e-Proc (untuk format kode anggaran akan segera dibakukan),
c. field/kolom sumber dana tambahan apabila bersumber lebih dari satu mata anggaran,
d. field/kolom Lokasi Pekerjaan apabila paket merupakan kerjasama antar daerah,
e. field/kolom persyaratan lelang yang dapat ditambahkan tanpa harus melakukan penyimpanan terlebih dulu,
f. field/kolom penjadwalan lelang yang dapat dilakukan dalam sekali waktu,
g. penambahan status Progress Bar saat melakukan Upload file Dokumen Lelang untuk mengetahui prosentase proses,
h. opsi persetujuan pengumuman paket lelang oleh setengah dari anggota Pokja/Panitia
i. melihat dan memonitor anggota Panitia yang terdaftar dan aktif untuk mencegah adanya ‘panitia siluman’
j. notifikasi jadwal pelelangan lewat pengingat layaknya akun FaceBook atau email

12. Seperti yang telah disebutkan diatas bahwa akan ada penambahan akun User bagi PA/KPA dan PPK yang nantinya dapat difungsikan untuk memantau serta menindaklanjuti proses paket lelang yang menjadi tanggung jawab mereka. Tugas pertama dari User ini adalah mengumumkan Rencana Umum Pengadaan/RUP. Yang nantinya berwenang untuk memberikan User ID dan Password bagi User ini adalah Admin Agency.

13. Untuk hak akses Penyedia/Rekanan, satu-satunya penambahan fitur yang terjadi hanyalah status Progress Bar seperti halnya Panitia, pada proses Upload Dokumen Penawaran untuk mengetahui prosentasi proses pengiriman file.

14. Untuk Aplikasi SPSE secara umum terdapat penyempurnaan fitur Searching yang nantinya akan hadir di setiap halaman, serta opsi Captcha pada halaman Frequently Asked Questions/ FAQ untuk mencegah adanya komentar/pertanyaan Spam yang masuk ke halaman LPSE. Selain itu sedang dikembangkan pula daftar e-Catalog untuk pengadaan biaya sewa koneksi Bandwidth dan hal-hal penting lainnya. Sedang untuk beberapa masukan yang kami sampaikan terkait fitur Black List, pembatasan Kemampuan Dasar dan Kemampuan Paket masing-masing Penyedia/Rekanan, belum bisa diakomodir pada versi 3.5

15. Untuk fitur Agregasi, tampaknya Aplikasi SPSE versi 3.5 nanti akan mengakomodir opsi ‘Disable akun Penyedia/Rekanan yang dianggap sudah tidak aktif lagi. Hal ini biasanya terjadi pada akun Penyedia/Rekanan yang melakukan pendaftaran dua kali atau lebih akibat lupa UserID dan Password. Agregasi Data Penyedia atau ADP ini pun kelak akan berlaku pula bagi User PPK dan Panitia yang bertugas di dua kepanitiaan atau lebih.Tujuan dari ADP ini untuk membuka peluang bagi Penyedia/Rekanan masuk ke pasar pengadaan Barang/Jasa di lingkungan Pemerintah seluruh Indonesia.

16. Untuk Aplikasi Pengaman Dokumen atau yang dikenal Apendo, akan dikembangkan sebagai berikut :
a. Terdapat dua versi Apendo yaitu versi 3.1 yang akan digunakan pada Aplikasi SPSE versi 3.5 dan SpamKodok atau Sistem Pengaman Komunikasi Dokumentasi untuk Aplikasi SPSE versi 4.0.
b. Apabila Apendo sebelumnya hanya mampu berjalan di satu platform OS yaitu Windows, maka yang akan dikembangkan nanti akan dapat berjalan di multiplatform baik Windows, Mac ataupun Linux.
c. Adanya penambahan kemampuan untuk meng-enkripsi/dekripsi data dalam bentuk folder dan subfolder serta banyak file sekaligus.
d. Apabila pengguna Apendo lupa dengan password yang telah diubah sebelumnya, kini terdapat opsi ‘Reset Password’ dengan cara memenuhi tiga pertanyaan yang telah diatur sebelumnya. Fitur ini mirip dengan perilaku ‘Lupa Password’ yang biasanya hadir pada pembuatan e-mail dan akun keanggotaan.
e. Untuk lebih meyakinkan pengguna Apendo akan file yang telah disandi, aplikasi mampu melakukan cross check terhadap file aslinya serta me-dekripsi data kembali. Adapun penamaan hasil Dekripsi nantinya akan mengacu pada nama kegiatan disambung dengan nama Rekanan/Penyedia. Hal ini untuk menghindari tertumpuknya data atau kebingungan panitia/Pokja saat melakukan proses Dekripsi pada banyak kegiatan sekaligus.
f. Terdapat nama Rekanan/Penyedia pada sisi atas aplikasi untuk mencegah kesalahan pengguna melakukan penyandian menggunakan Apendo milik perusahaan lain.

17. Sesi pertama Pengembangan Aplikasi SPSE diisi oleh LPSE Provinsi Bangka Belitung yang mengembangkan fitur Smart Report berbasis Conten Management System (CMS) yang ditampilkan dalam bentuk sebuah Blog, dimana sebagian besar data yang tampil dihalaman tersebut dibuat secara otomatis dengan mengambil data dari Server LPSE. Selain itu terdapat pula beberapa laporan bulanan baik terkait Jumlah penyedia, infrastruktur dan juga tips / trik tutorial yang dapat dibaca dan dipahami oleh Panitia, penyedia/Rekanan dan masyarakat umum. Fitur ini mirip seperti laporan berkala yang kami sampaikan lewat akun Twitter @LPSEBadung.

18. Sesi terakhir tentang pengenalan fitur SMS Gateway yang dikembangkan oleh LPSE Kabupaten Berau Kalimantan Tengah, memanfaatkan database pada Server LPSE untuk menyampaikan notifikasi atau pengingat pada Panitia/Pokja terkait jadwal Pelelangan yang harus diselesaikan. Terhitung fitur ini baru di Launching pada 29 Maret 2012 lalu. Adapun yang dipersyaratkan dalam mengoperasikan fitur ini adalah SK Panitia, nomor ponsel dari masing-masing panitia serta proses Aktivasi. Fitur SMS Gateway ini secara otomatis akan mengirimkan sms pemberitahuan terkait jadwal Lelang dua jam sebelumnya ke perangkat ponsel Panitia/Pokja, mencegah jadwal Lelang terlewatkan. Pengembangan fitur ini kabarnya akan diintegrasikan dengan Aplikasi LPSE kedepannya.

Demikian yang dapat kami sampaikan terkait semua diskusi dan pengembangan Aplikasi SPSE yang dilaksanakan pada Rapat Koordinasi Teknis LPSE oleh LKPP 11 s/d 13 Juni 2012 di Yogyakarta.

Mangupura,
Sekretaris LPSE Badung

(Pande Nyoman Artawibawa, ST., MT.)
NIP. 19780416 200312 1 012